Regulamin Świadczenia Usługi
“Elandis FLEX”
obowiązujący od 16.09.2024 r.

 

§1
Postanowienia Ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług doradztwa logistycznego “Elandis FLEX” przez firmę Elandis Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, przy ul. Josepha Conrada 55B, 31-357 Kraków, Polska, zwaną dalej “Usługodawcą”. Usługodawca jest wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001071752, NIP 6751482818, REGON 122708888.
2. Usługa “Elandis FLEX” jest skierowana do klientów biznesowych i polega na doradztwie logistycznym świadczonym w formie pakietów godzinowych.
3. Składając zamówienie na usługę “Elandis FLEX”, Klient akceptuje postanowienia niniejszego regulaminu i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

§2
Definicje

1. Klient – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która złożyła zamówienie na usługę “Elandis FLEX”.
2. Dzień Roboczy – dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 8:00 do 16:00.
3. Pakiet Usług – określony zestaw godzin doradztwa logistycznego dostępny w ramach “Elandis FLEX”, szczegółowo opisany na stronie internetowej Usługodawcy.
4. Umowa – stosunek prawny pomiędzy Klientem a Usługodawcą, powstały na podstawie złożenia zamówienia przez Klienta, regulowany niniejszym Regulaminem.
5. Okres Rozliczeniowy – miesięczny okres, za który naliczana jest opłata za świadczone usługi, rozpoczynający się w dniu realizacji Warsztatu Diagnostycznego.
6. ON SITE – prace realizowane na miejscu, w siedzibie / magazynie Klienta.
7. Usługa – doradztwo logistyczne na godziny, realizowane przez Usługodawcę zgodnie z wybranym przez Klienta pakietem usług.
8. Usługodawca – Elandis Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, przy ul. Josepha Conrada 55B, 31-357 Kraków, Polska.
9. Warsztat Diagnostyczny – wizyta konsultanta logistycznego Usługodawcy ON SITE, realizowana jako pierwszy krok współpracy, w pierwszym miesiącu jej trwania. Obejmuje prace ukierunkowane na jak najlepsze i dokładne poznanie specyfiki działania logistyki magazynowej Klienta. Wymiar czasowy warsztatu: 8h (8:00 – 16:00) w Dni Robocze.

§3
Zakres Usługi

1. Usługa “Elandis FLEX” obejmuje doradztwo logistyczne świadczone przez konsultantów logistycznych w formie zdalnej, z wyjątkiem Warsztatu Diagnostycznego, który w pierwszym miesiącu jest darmowy i odbywa się ON SITE.
2. Klient może wykupić dodatkowy dzień pracy konsultanta, który miałby być świadczony ON SITE po wcześniejszym potwierdzeniu przez Usługodawcę, za opłatą 3000 zł netto plus koszty dojazdu do jego lokalizacji z biura Elandis z Krakowa wg. stawki 2.00 zł netto/km oraz koszty zakwaterowania w hotelu o standardzie nie niższym niż 3 gwiazdki. Zasady rozliczania szczegółowo opisane w §6 punkt 6.
3. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usług zgodnie z aktualną ofertą przedstawioną na stronie internetowej Usługodawcy, w szczególności:

1. Porad, konsultacji świadczonych w formie zdalnej poprzez rozmowy telefoniczne lub spotkania w formie wideo konferencji,
2. Analiza danych / dokumentów,
3. Przygotowywania opinii na życzenie Klienta,

4. Zakres doradztwa logistycznego świadczonych w ramach usługi obejmuje głównie zakres tematyczny związany z logistyką magazynową i dotyka m.in. takich zagadnień jak:

1. Optymalizacja organizacji magazynu,
2. Zarządzanie zapasami,
3. Dobór i optymalizacja infrastruktury logistycznej,
4. Konfiguracja i optymalizacja procesów logistycznych,
5. Efektywne zarządzanie realizacją zamówień,
6. Minimalizacja błędów pracowniczych,
7. Zarządzanie fluktuacjami popytu i sezonowymi zmianami w działalności,
8. Optymalizacja procesu obsługi zwrotów,
9. Poprawa bezpieczeństwa w magazynie,
10. Analiza danych operacyjnych, raportowanie, wnioskowanie,
11. Projektowanie i optymalizacja systemów premiowych dla pracowników.

5. Klient przyjmuje do wiadomości, że zakres świadczenia usługi nie obejmuje czynności doradztwa biznesowego, inwestycyjnego, finansowego, kredytowego oraz podobnych z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej.

6. Klient ma możliwość skorzystania z usług dodatkowych. Szczegółowy zakres takich usług będzie ustalany indywidualnie z Klientem w zależności od jego potrzeb.

§4
Obowiązki Stron

1. Obowiązki Usługodawcy:

1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi,
2. Usługodawca zapewnia dostępność logistyków w godzinach i terminach ustalonych z Klientem,
3. Usługodawca zobowiązuje się do informowania Klienta o wszelkich zmianach w regulaminie i ofercie usług.

2. Obowiązki Klienta:

1. Klient zobowiązuje się do przestrzegania zapisów niniejszego regulaminu.
2. Klient zobowiązuje się do terminowej płatności za świadczone usługi zgodnie z §6 niniejszego regulaminu,
3. Klient zobowiązuje się do dostarczania Usługodawcy wszelkich niezbędnych oraz jakościowo odpowiednich informacji i dokumentów potrzebnych do realizacji usługi.

§5
Czas Trwania i Odnawianie Usługi

1. Pierwszy miesiąc świadczenia usług rozpoczyna się w dniu, w którym realizowany jest Warsztat Diagnostyczny, a kończy się z dniem o jeden numer mniejszym w następnym miesiącu kalendarzowym. Jeśli pierwszy dzień umowy przypada na pierwszy dzień miesiąca, wtedy usługa zawsze trwa równy miesiąc kalendarzowy. Każdy kolejny miesiąc świadczenia usługi obliczany jest w sposób odpowiadający powyższemu.
2. Usługa jest automatycznie przedłużana na kolejny miesiąc, chyba że Klient poinformuje Usługodawcę o rezygnacji zgodnie z §7.
3. W przypadku braku rezygnacji z usługi zgodnie z §7, umowa przedłuża się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy.

§6
Płatności

1. Usługa “Elandis FLEX” jest opłacana w systemie cyklicznym, na podstawie wartości wybranego przez Klienta Pakietu Usług.
2. Rozliczenie za usługę następuje z góry na podstawie faktury wystawionej w pierwszym dniu realizacji usługi w danym Okresie Rozliczeniowym. Termin płatności za fakturę wynosi 14 dni kalendarzowych.
3. W przypadku braku płatności za okres jednego Okresu Rozliczeniowego, Usługodawca ma prawo do zawieszenia realizacji usługi do momentu uregulowania zaległości.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w płatności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
5. Usługodawca świadczy usługi w języku polskim. Świadczenie usługi jak i przygotowanie jakichkolwiek dokumentów w języku obcym może zostać zrealizowane wyłącznie w ramach odrębnego zlecenia, które każdorazowo zostanie wycenione osobno.
6. Koszty logistyczne ponoszone przez Usługodawcę w związku z wykonywaniem Usługi nie wliczają się do wyceny żadnego z pakietów Usługi. Klient zobowiązuje się pokryć je na podstawie refaktury wg następujących założeń:

1. Przejazd samochodem na trasie Kraków, ul. Josepha Conrada 55b – lokalizacja wskazana przez Klienta – Kraków, ul. Josepha Conrada 55b – wg stawki 2.00 PLN/km,
2. Przejazd autostradami – refaktura, wg przedłożonych dokumentów potwierdzających przejazd,
3. Nocleg w hotelu min. 3 gwiazdkowym – refaktura, wg rzeczywistego kosztu za nocleg w danym hotelu.
4. Rozliczenie tych kosztów następuje poprzez refakturę wystawianą na Klienta na koniec każdego kwartału roku kalendarzowego.

7. Wartości podane na stronie oferty jak i w regulaminie to wartości netto do których trzeba doliczyć podatek VAT w aktualnie obowiązującej wysokości.

§7
Rezygnacja z Usługi

1. Klient może zrezygnować z usługi, wysyłając informację drogą mailową na adres flex@elandis.pl oraz na adres e-mail konsultanta realizującego usługę, na 5 Dni Roboczych przed zakończeniem danego Okresu Rozliczeniowego.
2. Rezygnacja z usługi następuje ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego.
3. W przypadku rezygnacji, Klient jest zobowiązany do uregulowania wszystkich należności (w tym kosztów dojazdów i zakwaterowania) za okres, w którym była świadczona usługa.

§8
Zmiany w Regulaminie i Ofercie Usługi

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w regulaminie lub ofercie usługi.
2. O każdej zmianie regulaminu Klient zostanie poinformowany na 14 dni przed jej wejściem w życie, na adres e-mail, z którego złożył zamówienie.
3. W przypadku braku akceptacji zmian, Klient ma prawo zrezygnować z usługi zgodnie z §7, ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego.

§9
Odpowiedzialność i Reklamacje

1. Usługodawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań, aby usługi były realizowane zgodnie z ustaleniami, jednak nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub błędy wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, takich jak awarie systemów, problemy techniczne, działania siły wyższej czy inne zdarzenia losowe.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku działań lub zaniechań Klienta, w tym za dostarczenie niepełnych lub błędnych informacji. W przypadku dostarczenia przez Klienta materiałów, które naruszają prawa osób trzecich, w tym prawa autorskie, Klient ponosi pełną odpowiedzialność za wynikłe z tego tytułu roszczenia.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki zastosowania się przez Klienta do otrzymanych porad i opinii powstałych na bazie niepełnych lub błędnych informacji, danych lub dokumentów dostarczanych przez Klienta.
4. Reklamacje związane z realizacją usługi należy zgłaszać wyłącznie drogą elektroniczną na adres e-mail: flex@elandis.pl . W opisie reklamacji Klient zobowiązany jest podać:

1. Szczegółowe informacje i okoliczności dotyczące przedmiotu reklamacji, w szczególności rodzaj i datę wystąpienia nieprawidłowości;
2. Konkretne żądanie Klienta w związku z reklamacją;
3. Dane kontaktowe składającego reklamację.

5. Odpowiedź na reklamację zostanie wysłana na adres e-mail podany przez Klienta. Usługodawca zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 15 Dni Roboczych od dnia jej otrzymania.
6. W przypadku, gdy rozpatrzenie reklamacji w terminie wskazanym w ust. 4 nie jest możliwe, Usługodawca poinformuje Klienta o przyczynach opóźnienia oraz przewidywanym terminie rozpatrzenia reklamacji, który nie powinien przekroczyć dodatkowych 15 Dni Roboczych.
7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieotrzymanie lub opóźnione otrzymanie wiadomości e-mail, jeśli jest to wynikiem problemów technicznych po stronie Klienta, w tym związanych z filtrowaniem poczty przez systemy antyspamowe lub błędnie podanymi danymi kontaktowymi.

§10
Jurysdykcja i Prawo Właściwe

1. Do umów zawieranych na podstawie niniejszego regulaminu stosuje się prawo polskie.
2. Wszelkie spory wynikłe na tle realizacji umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
3. W przypadku zaistnienia sporu, strony zobowiązują się do podjęcia próby jego polubownego rozwiązania przed skierowaniem sprawy do sądu.

§11
Poufność i Ochrona Danych

1. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich informacji biznesowych Klienta, które pozna w trakcie świadczenia usług.
2. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie przez Usługodawcę danych niezbędnych do realizacji usługi, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
3. Szczegółowe zasady ochrony danych osobowych znajdują się w odrębnym dokumencie dostępnym na stronie internetowej Usługodawcy.

§12
Zasady Anulowania Spotkań

1. Klient może anulować zaplanowane spotkanie ON SITE lub Warsztat Diagnostyczny bez ponoszenia dodatkowych kosztów, informując Usługodawcę o tym fakcie co najmniej 48 godzin przed planowanym terminem spotkania.
2. W przypadku anulowania spotkania ON SITE lub Warsztatu Diagnostycznego w terminie krótszym niż 48 godzin przed planowanym terminem, Klient zostanie obciążony opłatą w wysokości 50% dziennej stawki konsultanta, czyli 1500 zł.

§13
Zmiana Pakietu Usług

1. Klient ma prawo do zmiany wybranego Pakietu Usług w trakcie świadczenia usługi.
2. Zmiana Pakietu Usług może nastąpić ze skutkiem od pierwszego dnia następnego Okresu Rozliczeniowego.
3. Aby dokonać zmiany Pakietu Usług, Klient powinien poinformować Usługodawcę o takiej chęci na 5 Dni Roboczych przed zakończeniem danego Okresu Rozliczeniowego, wysyłając stosowną informację na adres e-mail: flex@elandis.pl oraz adres e-mail konsultanta logistycznego realizującego usługę.

§14
Siła Wyższa

1. Żadna ze stron nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań wynikających z umowy, jeśli niewykonanie lub nienależyte wykonanie zostało spowodowane wystąpieniem siły wyższej.
2. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenia zewnętrzne, niezależne od stron, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, takie jak w szczególności: wojna, pożar, powódź, strajki generalne, zamieszki, epidemie, załamanie się systemu komputerowego, awarie sieci energetycznej lub telekomunikacyjnej.
3. Strona, która nie może wywiązać się ze swoich zobowiązań z powodu działania siły wyższej, zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić drugą stronę o tym fakcie i podjąć wszelkie możliwe kroki w celu usunięcia skutków działania siły wyższej.

§15
Prawa Własności Intelektualnej

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do rozwiązań, pomysłów, koncepcji i materiałów wypracowanych w trakcie świadczenia usługi “Elandis FLEX” pozostają własnością Usługodawcy.

§16
Postanowienia Końcowe

1. Niniejszy regulamin stanowi integralną część każdej umowy zawartej pomiędzy Usługodawcą a Klientem.
2. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 16.09.2024 r.